Вероніка Шеіна, HR Business Partner в Sigma Software

УПРАВЛІННЯ EVP В УМОВАХ ГЛОБАЛІЗАЦІЇ 

Вероніка Шеіна, HR Business Partner в Sigma Software

Глобалізація компанії завжди ставить багато викликів перед департаментами, які забезпечують її функціонування та розвиток, в тому числі перед HR командою. Одним із таких викликів є управління EVP та створення конкурентних та комфортних умов співпраці з фахівцями по всьому світу. 

Sigma Software – це глобальна компанія, яка була заснована саме в Україні, чим ми дуже пишаємось.  Вона несе в собі кращі українські традиції в світову ІТ-індустрію. Компанія працює вже 21 рік, об’єднує понад 2000 спеціалістів, і протягом останніх десяти років ми тримаємо впевнений курс на глобальний ринок. За останні два роки темпи глобалізації значно пришвидшилися через повномасштабне вторгнення. Перед нами постав пріоритет забезпечити стабільність бізнесу та безпечні умови праці для наших фахівців. На сьогодні компанія вже працює з 40 офісів в 19 країнах світу.

Одне з перших питань, яке потребувало вирішення, коли компанія відкривала представництва в нових країнах – це створення глобальної ціннісної пропозиції, яка б забезпечило впевнену конкурентну позицію бізнесу для залучення нових талантів та високий рівень мотивації та лояльності існуючої команди. Окрім цього реалізація HR стратегії з врахуванням особливостей ринку передбачала підвищення комплексності в управлінні EVP. Це величезний обсяг інформації, починаючи з умов, які відповідають вимогам законодавства різних країн, закінчуючи бенефітами, які ми пропонуємо нашим спеціалістам. Тому наша команда поставила перед собою задачу реалізувати критично важливий проєкт, що мав на меті: 

  • створення єдиної системи, яка об’єднувала б в собі всю інформацію щодо EVP в кожній країні, де компанія має або планує своє представництво; 
  • автоматизування процесів управління бенефітами компанії, а також ресурсів, які інвестує HR команда для їх забезпечення;  
  • формування позитивного customer experience наших фахівців, які будуть використовувати систему для ознайомлення з бенефітами та їх отримання. 

Для реалізації цих цілей нам важливо було також краще зрозуміти цільові аудиторії, які залучені в реалізацію та забезпечення EVP компанії. Ми поділили її на чотири кола в залежності від мети використання: 

  • HR-менеджери, Лінійні менеджери та Рекрутери, які саме транслюють EVP;
  • фахівці компанії та зовнішні кандидати, які отримують бенефіти від компанії; 
  • сервісні функції, які забезпечують EVP в дії, а саме Юридичний, Global Mobility та Фінансовий відділи 
  • ТОП-менеджмент компанії, який формує та реалізує стратегію компанії, частиною якої є HR-стратегія. 

Отже, маючи таку велику кількість стейкхолдерів та досить амбітні цілі, ми спланували та за короткий термін реалізували наступні завдання проєкту: 

Залучення топ-менеджменту та погодження фокусів для реалізації проєкту. Цей етап можна вважати певним підґрунтям, який дозволив нам підсвітити основні виклики, запропонувати ідеї для їх вирішення та наше бачення глобального EVP виходячи з people-first стратегії компанії. 

Cтворення команди. До команди, яка працювала над реалізацією проєкту, увійшли фахівці абсолютно різних відділів, адже завдання було досить глобальне та стратегічне, що вимагало використання певного helicopter view для уникнення негативного досвіду. Тому у складі команди працювали як фахівці сервісних функцій, а саме HR, рекрутери, юристи, бухгалтери, так і локальні консультанти: фахівці з трудового права, рекрутингові агенції, керівники локацій, щоб отримати кращі практики та повне розуміння того, що пропонує кожен ІТ ринок. 

Аналіз EVP в країнах, де компанія планує свій розвиток. Сформована команда  проаналізувала 19 локацій, сфокусувавшись на наступних факторах:  стадії та перспективи розвитку ІТ-індустрії, технічний рівень кандидатів, умови перебування та релокації, процес відкриття локального представництва, податкове навантаження, аналіз заробітних плат, EVP, трудове законодавство, актуальні запити з ринку тощо. Для здійснення цього аналізу та отримання якісного та обґрунтованого результату команда використовувала як експертизу внутрішніх фахівців, так і послуги локального та міжнародного консалтингу. 

Адаптація EVP під глобальний ринок. В результаті аналізу ми отримали велику кількість важливої інформації, що описує особливості кожного ринку, вона потребувала структурування, порівняння з існуючим EVP компанії та адаптації під вимоги глобального ринку. Окремим викликом на даному етапі було не просто глобалізувати ті бенефіти, що надає компанія, але й, з одного боку, зберегти нашу основну цінність, що виходить із стратегії people-first, а з другого боку, взяти до уваги особливості  локальних ринків, щоб забезпечити конкурентоспроможність EVP. Тому було прийнято рішення сформувати матрицю бенефітів, яка на сьогоднішній момент включає в себе більше 20 різних сервісних пакетів в залежності від країни легалізації наших фахівців. Вона містить як загальні бенефіти, які актуальні для кожного ринку та відповідають стратегії компанії, так і індивідуальні бенефіти, які надають індивідуальні переваги на певному ринку. 

Фіналізувавши роботу над матрицею бенефітів, ми успішно завершили роботу над першою ціллю та отримали можливість транслювати наш EVP, забезпечуючи релокованих фахівців комфортними умовами співпраці та залучаючи нові таланти. Але при цьому ми не мали інструменту управління, який дозволив би робити це автоматизовано, що і стало нашим наступним кроком. 

Пошук ІТ-рішення. В першу чергу ми проаналізували рішення, що існують на ринку, залучивши внутрішніх експертів в ІТ інженерії. Досить швидко ми зрозуміли, що маємо амбітні технічні цілі та велику кількість індивідуальних вимог, відтак ми вирішили створити внутрішній інструмент Global EVP Assistant. Для цього ми сформували окрему технічну команду, лідером якої став Chief Innovation Officer, який відповідає за створення інноваційних ІТ рішень та їх глобальну архітектуру в компанії. Це дозволило нам одразу реалізувати цей інструмент зі стратегічної точки зору, передбачаючи подальшу глобалізацію Sigma Software та забезпечивши шляхи його інтеграції з іншими внутрішніми інструментами. Впродовж пів року було пройдено дві стадії: 

  • MVP, що передбачала реалізацію механізму налаштування пакету бенефітів для кожного фахівця в залежності від конкретної конфігурації.
  • Кінцевий продукт, який також включив у себе окремий розділ з робочими календарями для кожної країни, автоматичне адміністрування медичного страхування, механізм розрахунку додаткових витрат компанії в залежності від обсягу бенефітів, які доступні фахівцю, і налаштовані нотифікації про зміну умов сервіс пакету. 

Тестування створеного ІТ рішення. Маючи вже готовий продукт, нам важливо було впевнитись в рівні його продуктивності та якості з точки зору охоплення всіх можливих кейсів, з якими ми можемо зіштовхнутися в роботі. Тому ми створили окрему фокус-групу, яка намагалась максимально навантажити цю систему та протестувати різні сценарії. Це дозволило отримати об’єктивні відгуки і в короткі терміни покращити продукт перед запуском. 

Інтеграції з іншими системами. Реалізуючи Global EVP Assistant, ми ставили перед собою ціль, щоб ця система стала певним ядром, яке забезпечить адміністрування всіх бенефітів, дозволить уникнути дублювання інформації та зменшити кількість людського ресурсу в виконанні процесів. Тому впродовж кількох місяців технічна команда забезпечила інтеграцію продукту з внутрішніми системами, а саме фінансовою системою, системою виплати заробітної плати та системою репортингу робочого часу, дозволивши реалізувати другу ціль, яка була поставлена на початку реалізації проєкту. 

Комунікація. Коли проєктна команда фіналізувала технічні питання, ми сфокусувались на тому, щоб якісно презентувати новий інструмент та донести його цілі та цінність, що є ключовим фактором успіху для формування позитивного customer experience у фахівців Sigma Software. Для цього ми використали всі наші джерела комунікації, провели більше 20 воркшопів для стейкхолдерів, обравши різний фокус в залежності від мети використання, і, звичайно, створили індивідуальні інструкції користувачів.

Збір фідбеку. Від самого початку ми розуміли, що не існує ідеальних інструментів, і їх покращення потребує часу і різних думок. Відтак, технічна команда з першого дня використання продукту надала можливість всім користувачам залишати зворотній зв’язок. Кожен фахівець у будь-який момент може залишити фідбек або пропозицію, що б він хотів бачити в даній системі. Таким чином нам вдалося зібрати велику кількість не тільки позитивних відгуків, але й ідей для покращення, більшість з яких увійшли в план подальшої розробки та активно втілюються в життя. Це є кращим доказом того, що третя ціль, яка була поставлена перед командою, успішно реалізована. 

Сьогодні ми вже сміливо можемо говорити про результати цього проєкту, який дозволив нам якісно управляти EVP Sigma Software як глобальної компанії та вимірювати його цінність. Зробивши їх ґрунтовний аналіз, ми можемо їх розділити на три складові: 

Продукт

Завдяки цьому проєкту нам вдалось швидко та якісно:

  • побудувати процес, який дозволяє нам у разі появи нового ринку для розвитку адаптувати EVP та забезпечити його конкурентоспроможність; 
  • створили єдину автоматизовану систему бенефітів;
  • забезпечити її інтеграцію з іншими ресурсами, оптимізувавши ресурси на управління EVP;
  • трансформувати HR команду, взявши чіткий напрямок на створення глобальних і більш автоматизованих процесів. 

Оптимізація

Даний проєкт дозволив оптимізувати: 

  • роботу HR-фахівців на 60% у напрямку адміністрування бенефітів і мотивації спеціалістів; 
  • робочий час нашої Compensation and Benefits команди на 40% завдяки автоматизації процесу підключення/відключення послуг медичного страхування; 
  • запити наших фахівців з приводу доступності бенефітів та умов їх надання; 
  • ресурси на формування оферів новим талантам, які доєднуються до команди  Sigma Software, забезпечивши його створення в декілька кліків. 

Залученість

Будь-який подібний проєкт має прямий вплив на Engagement level кожного фахівця в компанії. У цій складовій можна виокремити наступні результати: 

Досягнення балансу внутрішньої і зовнішньої справедливості завдяки відкритості системи і забезпечення її конкурентоспроможності з умовами глобального ринку. З моменту реалізації проєкту ми найняли більше, ніж 430 фахівців і релокували більше ніж 100 фахівців в різні країни світу. Ці результати були досягнуті завдяки тому, що в кожній країні у нас є сформоване EVР та побудований процес його донесення.   

Результати опитування ESAT та вимірювання NPS. Цього року в категорії задоволеності людей підтримкою компанії під час війни, ми отримали результат на рівні 75%, що є дуже високою цифрою і говорить про те, що наші фахівці відчували турботу з боку компанії і всі зусилля в забезпеченні комфортних та безпечних умов роботи в Україні, а також в наданні конкурентоспроможних бенефітів за її межами. Щодо рівня NPS, то в 2023 році він виріс на 15 у порівнянні з 2021 роком, що є теж певною перемогою для нас та показує результат стратегії people-first в дії. 

Рівень задоволеності інструментом Global EVP Assistant. Середня оцінка користувачів продукту склала 4.7 з 5, що демонструє те, на скільки цей інструмент був важливий на момент глобалізації компанії. 

Результати рейтингів роботодавців в Україні. В 2022 році ми ввійшли в ТОП-3 кращих роботодавців за версією DOU і зайняли 11 місце в ТОП-50 за версією Forbes.ua.  

Отже проходячи через процес глобалізації компанії, важливо пам’ятати, що HR-стратегія завжди має підтримувати загальну бізнес-стратегію організації, а їх досягнення та успіх будуть можливими лише завдяки створенню якісним та автоматизованим інструментам, які дозволять управляти процесами та EVP компанії на новому глобальному рівні. У випадку Sigma Software одним з таких інструментів став Global EVP Assistant, який дозволив досягти важливих для нас цілей та забезпечити залученість наших фахівців та інтерес до компанії з боку кандидатів.